Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website, onze medewerkers, kandidaten en onze opdrachtgevers. Wij zorgen er voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld en garanderen een zorgvuldige en discrete omgang. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. 

Persoonsgegevens die wij verwerken

We Are Flex B.V. verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken, afhankelijk van het doel waarvoor u de gegevens heeft verstrekt:

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Medewerkers/uitzendkrachten

–    NAW-gegevens
–    Telefoonnummer
–    E-mailadres
–    Geboortedatum
–    Burgerlijke staat
–    Opleiding(en)/werkervaring(en)/vaardigheden/certificaten (indien en voor zover van belang)
–    In het bezit bent van een rijbewijs (indien en voor zover van belang voor de functie)
–    VOG (indien en voor zover van belang voor de functie)
–    Gegevens omtrent een medische keuring (indien en voor zover van belang voor de functie)
–    Kopie identiteitsbewijs (en daarmee dus ook de gegevens die hierop vermeld staan, zoals BSN, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats, documentnummer, geldig tot datum)
–    Kopie verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning (indien van toepassing)
–    Bankrekeningnummer (IBAN)
–    Gebruikersnaam en wachtwoord (indien van toepassing)
–    Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door inschrijving te doen, in correspondentie en telefonisch

Kandidaten
–    NAW-gegevens
–    Telefoonnummer
–    E-mailadres
–    Geboortedatum
–    Geslacht
–    Burgerlijke staat
–    Opleiding(en)/werkervaring(en)/vaardigheden/certificaten (indien en voor zover van belang)
–    In het bezit bent van een rijbewijs (indien en voor zover van belang voor de functie)
–    Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door inschrijving te doen, in correspondentie en telefonisch

Zakelijke relaties

–    (Zakelijke) NAW-gegevens 
–    Telefoonnummer
–    E-mailadres
–    Functie
–    Gebruikersnaam en wachtwoord (indien van toepassing)

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

We Are Flex B.V. verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, behoudens als u bij ons in dienst bent.

Waarom we gegevens nodig hebben

We Are Flex B.V. verwerkt uw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

–    Het aangaan van een arbeidsverhouding/opdrachtovereenkomst en de daarvoor relevante administratievoering;
–    Het onderhouden van de arbeidsverhouding/opdrachtovereenkomst en het voeren van een personeels- en salarisadministratie;
–    De uitvoering van de arbeids/opdrachtovereenkomst tussen u en We Are Flex B.V.; 
–    Het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst tussen We Are Flex B.V. en onze opdrachtgevers;
–    Kwaliteits- en managementdoeleinden, zoals interne controles, audits, accountantscontrole en certificeringen;
–    De beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid voor arbeidsbemiddeling;
–    Het voldoen aan onze re-integratieverplichtingen;
–    Het aanvragen van subsidies, premiekortingen etc. (en de beoordeling of betrokkene daarvoor in aanmerking komt).
–    Het verlenen van toegang tot onze besloten uitzendportal;
–    Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op We Are Flex B.V. rusten;
–    Het voldoen aan een gerechtelijk bevel of vonnis.
–    informatie verstrekken over onze diensten en antwoorden geven op uw vragen. 

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt en waarvoor deze strikt noodzakelijk zijn. 

De persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien aan een van de volgende voorwaarden (grondslagen) is voldaan:

–    Het is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u betrokken bent inclusief de pre-contractuele fase;
–    Het is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op We Are Flex B.V. rust;
–    U heeft toestemming gegeven (met deze grondslag gaan we zeer terughoudend om en deze komt dan ook zelden voor);
–    Het is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van We Are Flex B.V. of een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van betrokkene zwaarder wegen dan de belangen van We Are Flex B.V. en/of de derde.

Hoe lang we gegevens bewaren

We Are Flex B.V. zal uw persoonsgegevens bewaren zolang dit noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden als hiervoor genoemd. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden jouw persoonsgegevens vernietigd.

Als er een arbeidsovereenkomst (of andersoortige betrekking) tot stand is gekomen en deze is geëindigd, zal We Are Flex B.V. de persoonsgegevens niet langer dan twee jaar bewaren, tenzij er op We Are Flex B.V. een wettelijke verplichting rust om de persoonsgegevens langer te bewaren. Een langere (wettelijke) bewaarplicht geldt voor We Are Flex B.V. (in elk geval) in de volgende situaties:
a.    Voor alle persoonsgegevens die zich bevinden in de loonadministratie, geldt dat We Are Flex B.V. deze gedurende 7 jaar bewaart. Deze termijn vangt aan, aan het einde van het boekjaar waarin de administratie ‘actuele waarde’ heeft, en dus niet per definitie vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst. 
b.    De hieronder onder i t/m iII opgesomde gegevens zal We Are Flex B.V. tot 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsovereenkomst is geëindigd: 
i.    Formulier loonheffingen dat jij hebt ingevuld (althans het document waarin je hebt aangegeven dat We Are Flex B.V. al dan niet rekening moet houden met de loonheffingskorting).
ii.    Kopie identiteitsbewijs. 
iii.    Verklaringen en beschikkingen die We Are Flex B.V. van jou heeft ontvangen.

Indien een bepaald persoonsgegeven onder meerdere wettelijke regelingen valt, voor wat betreft een verplichte bewaartermijn, dan wordt de bewaartermijn aangehouden die als laatste afloopt.

Indien er gedurende het dienstverband – bij langdurige ziekte – een re-integratiedossier is opgebouwd en deze ook gedurende het dienstverband weer is gesloten, bewaart We Are Flex B.V. dit re-integratiedossier in principe niet langer dan twee jaar (na afronding van de re-integratie). Als een re-integratiedossier blijvende afspraken bevat, zoals blijvende aanpassingen in het gebruik van hulpmiddelen of in de taakinhoud, is het noodzakelijk dat deze afspraken langer bewaard blijven. Deze afspraken kunnen door We Are Flex B.V. worden opgenomen in het personeelsdossier.

Administratieve gegevens over ziekteverzuim (zoals gegevens voor de loondoorbetalingsverplichting, datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum van herstel), worden in principe maximaal twee jaar bewaard nadat de arbeidsrelatie is beëindigd. De gegevens kunnen langer worden bewaard als er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsverzekering.

We Are Flex B.V. is geen eigenrisicodrager voor de Ziektewet (ZW). De gegevens die noodzakelijk zijn voor de Ziektewet Flex (UWV) (in overstemming met de geldende wet- en regelgeving) worden maximaal vijf jaar bewaard na het einde kalenderjaar waarin de laatste handeling aan het dossier heeft plaatsgevonden.

De bewaartermijn is voor het overige gedurende de looptijd van de (opdracht)overeenkomst en voorts voor de duur dat u ons niet te kennen heeft gegeven dat wij uw persoonsgegevens niet langer mogen verwerken.

Delen met anderen

We Are Flex B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. We Are Flex B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
 
In kaart brengen websitebezoek

We Are Flex B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. Deze worden geregistreerd en gebruik voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. We Are Flex B.V. maakt gebruik van Google Analytics.  Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft op grond van de geldende wet- en regelgeving – en overeenkomstig de daarin opgenomen voorwaarden – de volgende rechten:
–    om inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
–    om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen;
–    om onvolledige informatie compleet te maken;
–    in bepaalde gevallen om uw persoonsgegevens te laten wissen;
–    in bepaalde gevallen om verwerking van uw persoonsgegevens te laten “beperken”;
–    in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
–    in bepaalde gevallen om uw persoonsgegevens te verkrijgen en over te dragen;
–    om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
–    onverwijld geïnformeerd te worden door We Are Flex B.V., wanneer er een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, tenzij We Are Flex B.V. hiertoe niet verplicht is op grond van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Met een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt bedoeld: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering etc sturen naar:
[email protected] 
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. We Are Flex B.V. zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. 

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we de weigering toelichten. 

Beveiliging

We Are Flex B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected] We Are Flex B.V. heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen: 

– Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

– TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

– zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verstrekte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens;

– de beveiliging is op een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, noodzakelijk en redelijk is.

Afsluiting

Op de website zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door de sociale netwerken. We Are Flex B.V. heeft geen invloed op de wijze waarop deze platforms met u persoonsgegevens omgaan en draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid. 

We Are Flex B.V. behoudt zich het recht voor de privacy verklaring eenzijdig aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Altijd de meest recente versie van de privacy verklaring is van toepassing.